Ihre Kanzlei ist der repräsentative Empfangsraum für Ihre Klienten und tägliche Arbeitsstätte für Sie und Ihre Mitarbeitenden. Die Einrichtung und Ausstattung Ihrer Kanzlei ist Ihre Visitenkarte. Ein hochwertiges Ambiente beeinflusst sowohl Ihr Image als Mandatsträger, als auch Ihre eigene Arbeitssituation überaus positiv.
3 Gute Gründe, das Erscheinungsbild Ihrer Kanzlei zu verändern
- Ihre Kanzleiräume sind schon etwas in die Jahre gekommen und nicht mehr zeitgemäß.
- Sie beziehen neue Räume für Ihre Kanzlei.
- Sie übernehmen eine bestehende Kanzlei und haben andere Vorstellungen bezüglich Design und Funktionalität.
11 Tipps: Kanzlei einrichten wie ein Profi
Wenn es um die Einrichtung Ihrer Kanzlei geht, gibt es viele Entscheidungen zu treffen. Ihr Mobiliar soll Sie viele Jahre begleiten und stets einen perfekten Eindruck hinterlassen. Das Ambiente soll ansprechend und seriös wirken. Die verschiedenen Arbeitsbereiche sollen ergonomisch gestaltet sein und dem erforderlichen Umgang mit sensiblen Daten entsprechen. In diesem Blogbeitrag werden wir Tipps für eine effektive Kanzleieinrichtung besprechen. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr!
Kanzlei einrichten – Die wichtigsten Tipps und Tricks:
Tipp 1: Vermitteln Sie einen seriösen Eindruck
Der erste Eindruck ist entscheidend. Lassen Sie keine Zweifel an Ihrer Professionalität und Seriosität aufkommen. Sauberkeit, Ordnung, Qualität und Ästhetik ihrer Räumlichkeiten vermitteln Ihren Kunden und Mitarbeiter auch ein Bild Ihrer Persönlichkeit und damit verbunden Ihrer vermeintlichen Arbeitsqualität als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.
- Welches Bild wollen Sie Ihren Klienten vermitteln?
Ihre Kanzleieinrichtung wird einen nachhaltigen Eindruck bei Ihren Klienten hinterlassen. Nutzen Sie dies für Ihre Zwecke. - In welchem Ambiente fühlen Sie sich am wohlsten?
Denken Sie auch an Ihre Bedürfnisse, denn Sie selbst werden die meiste Zeit in Ihrer Kanzlei verbringen.
Tipp 2: Wählen Sie Ihr Mobiliar zukunftsorientiert
Ihre Einrichtung sollte ein harmonisches Gesamtbild und ein schickes, funktionales Umfeld für Ihre tägliche Arbeit bieten. Leicht zu reinigende Oberflächen und geschlossener Stauraum erleichtern ein gepflegtes Erscheinungsbild. So werden Ihre Kanzleiräume übersichtlich, funktional und gleichzeitig ansprechend und elegant.
Modulare Möbelsysteme wie FLEXCUBE haben den unschlagbaren Vorteil wandelbar zu sein. Sie lassen sich so stets der Entwicklung Ihrer Kanzlei anpassen. Sie können problemlos umgestalten werden. Einzelne Paneele oder Arbeitsplatten können ausgetauscht werden. Dies ist nachhaltig, budgetschonend und ermöglicht auch nach vielen Jahren immer noch ein perfektes Erscheinungsbild.
Die unzähligen Variationen für Schränke, Regale, Lowboards, Sideboards und Highboards oder Theken können bei modularen Möbelsystemen in Funktion und Farbe individuell konfiguriert werden. Mit zeitlos klassischen Möbeln signalisieren Sie Ihren Kunden Geschmack und Professionalität.
Tipp 3: Gestalten Sie den Eingangsbereich einladend
Der Eingangsbereich ist der erste physische Berührungspunkt mit Ihrer Kanzlei. Leider wird der Eingangsbereich in der Planung der Einrichtung häufig vernachlässigt. Unverzichtbar ist das bereits aus der Ferne gut erkennbare Firmenschild. Optimalerweise mit dem Hinweis, wo exakt im Gebäude sich die Kanzlei befindet. Eine Begrünung in Pflanzkübeln vor der Kanzlei verleiht dem Eingangsbereich Lebendigkeit.
Tipp 4: Der Empfang als zentrale Anlaufstelle
Ihre Mandanten sollen sich vom ersten Moment an herzlich empfangen fühlen. Selbst wenn sie sich noch einen Moment gedulden müssen, bis Sie für den Termin bereit sind. Planen Sie deshalb einen Empfangsbereich in zentraler Lage zum Eingang. Von hier aus sollte alles Geschehen in Ihren Kanzleiräumen überschaubar sein.
Bei der Planung sind Datenschutz und Diskretion zwingend zu beachten. Eine Empfangstheke mit erhöhter Ablage sorgt für Diskretion. Der dahinter befindliche Schreibtisch und darauf befindliche Unterlagen und Bildschirm sind für Besucher so nicht einsehbar. Platzieren Sie den Empfangstresen möglichst vor einer Rückwand.
Tipp 5: Schaffen Sie einen diskreten Wartebereich
Planen Sie bewusst, wo Ihre Mandanten auf sie warten sollen, falls Sie etwas zu früh zum vereinbarten Termin erscheinen. Dies kann eine ansprechende Sitzgelegenheit im Empfangsbereich oder ein separater Raum sein. In grösseren Kanzleien empfiehlt sich aus Diskretionsgründen eher ein separater Warteraum. Ergänzen Sie die Sitzgelegenheit mit einem kleinen Tisch für Getränke. Machen Sie das Warten zu einem angenehmen Zeitvertreib.
Dazu eignen sich zum Beispiel Dekoration in Form von Wandbildern, die etwas über den Ort oder ihre Kanzleigeschichte erzählen.
Tipp 6: Büroräume gekonnt einrichten
Chefbüro einrichten
Wie luxuriös darf oder muss das Büro eines Anwalts oder Steuerberaters sein? Ihr Chefbüro ist das repräsentative Herzstück ihrer Kanzlei. Hier werden Entscheidungen getroffen und Geschäftskontakte gepflegt. Ihre Professionalität und Seriosität sollte sich in Ihrem Mobiliar widerspiegeln.
Ein Chefbüro für Anwälte sollte gut ausgestattet und ansprechend eingerichtet sein. Das Herzstück bildet ein grosser Schreibtisch, ein ergonomischer Schreitischstuhl sowie ausreichend geschlossener Stauraum in einem Rollcontainer, um alle Arbeitsunterlagen diskret verstauen zu können.
Planen Sie für Besprechungen möglichst einen separaten Besprechungstisch und bequeme Besucherstühle ein. Müssen Mandanten aus Platzgründen dennoch vor Ihrem Schreibtisch Platz nehmen, so achten Sie bitte darauf, dass dort keine störenden Geräte stehen. Mit Hilfe eines L-förmigen Schreibtisch können Sie einen eigenständigen Bereich für Gespräche am Schreibtisch zu schaffen.
Sekretariat einrichten
Ihrer Bürokraft braucht ein bedarfsgerecht gestaltetes Arbeitsumfeld und eine Einrichtung, die der Arbeitsstättenverordnung entspricht. Auch hier sind der ergonomische Schreibtisch, Schreibtischstuhl und Ablage das Kernthema. Da sich Ihr Sekretariat um die organisatorischen Abläufe kümmert erweitert sich der Bereich und umfasst auch Bereich wie Post, Drucker, Archiv und Kaffeeküche.
Tipp 7: Der richtige Schreibtisch
Ein Schreibtisch sollte mindestens 160cm lang und 80cm tief sein. Diese Grösse bietet ausreichend Platz für einen Bildschirmarbeitsplatz und Ablagefläche für Dokumente. Für Einzelbüros werden Schreibtische bevorzugt in 180cm oder 200cm Länge gewählt.
Da langes Sitzen am Schreibtisch ungesund ist, sollten Sie sich für einen ergonomischen, höhenverstellbaren Schreibtisch entscheiden. Verstellbare Schreibtische bietet den grössten Komfort. Achten Sie dabei auf ausreichend Möglichkeiten für Kabelmanagement.
Wählen Sie ein Modell mit integriertem Stauraum oder ergänzen Sie den Schreibtisch mit einem Ablagecontainer. So sind alle wichtigen Utensilien ständig griffbereit und Ihr Schreibtisch stets aufgeräumt.
Ein L-förmigen Schreibtisch ist eine gute Option, falls ein besonders grosser Platzbedarf besteht oder eine Besucherfunktion integriert sein soll.
Tipp 8: Der richtige Bürostuhl
Dem richtigen Schreibtischstuhl und seiner korrekten Anpassung an den Nutzer kommt oberste Priorität zu, wenn es um ergonomisches Arbeiten geht. Die Basis für eine optimale individuelle Einstellung ist die korrekte Anpassung des Schreibtischstuhls auf Körpergrösse und Körperproportionen. Sitzhöhe, Sitztiefe müssen, Sitzneigung sollte sich einstellen lassen.
Sie sitzen richtig, wenn Hüft-, Knie- und Fussgelenk ungefähr im rechten Winkel sind. Zwischen der Sitzvorderkante und dem Unterschenkel sollte ein Abstand von drei bis vier Fingern Breite bleiben, während Sie mit dem Becken die Rückenlehne berühren. Verfügt Ihr Stuhl über eine Sitzneigungs-Funktion, so können Sie die Sitzfläche nach vorne neigen. Ihr Becken wird so leicht nach vorne gekippt, was gut für die Wirbelsäule ist.
Tipp 9: Die passenden Aktenschränke
Durch klug gewähltes Mobiliar machen Sie es nicht nur einfach, Ordnung zu halten, sondern geben Ihren Räumen Stil und ihre individuelle Note. Durch unzureichend Ablageflächen wirkt ein Büro schnell unorganisiert und unprofessionell. Dasselbe trifft auf offene Aufbewahrung zu. Wir empfehlen deshalb geschlossene Aufbewahrung. Nur dort, wo sie bewusst Stücke in Szene setzen wollen, empfehlen wir Vitrinen oder offene Aufbewahrung.
Eine Vielzahl von Funktionen ermöglicht es Ihnen, die passenden Möbel zusammenzustellen:
- Ordern verschwinden hinter Klappen oder Türen
- Hängeregister ordnen optimal eine grosse Zahl von Akten
- Schubladen verstauen viele kleine Gegenstände
- Vitrinen schützen Ausstellungsstücke vor Schmutz und Staub
- Offene Aufbewahrung ermöglicht den schnellen Zugriff
- Abschliessbare Fächer und Schränke sorgen für den Schutz sensibler Daten
Hohe oder niedrige Aufbewahrungsmöbel?
Hohe Aufbewahrung nutzt m3 statt nur m2. Hohe Aktenschränke und Regale sind optimal für kleine Büros oder Archive. Achten Sie auf eine hohe Qualität mit grosser Traglast. Für Schränke und Regale ist Stabilität erforderlich, um schwere Aktenordner tragen zu können. So können Sie auf kleinster Fläche viele Dinge ordnen. Hohe Aufbewahrung kann auch als Trennwand eingesetzt werden. So verschwindet z.B. der Drucker und sämtliches Zubehör, das Fax, die Postfächer etc. hinter einer eleganten Möbelwand, ohne den Aufwand eine echte Wand einziehen zu lassen. Lowboards oder Sideboards eignen sich hervorragend, um dem Arbeitsplatz einen wohnlichen, behaglichen Touch zu verleihen.
Modulare Möbelsysteme – die zukunftssichere Option
Modulare Möbelsysteme sind extrem flexibel. Sie lassen sich jederzeit neuen Anforderungen anpassen und können umgebaut werden: höher oder niedriger, länger oder kürzer. Offene Fächer können mit Türen, Klappen oder Schubladen ergänzt werden. Einzelne Teile können ausgetauscht werden, statt ganze Möbelstücke zu entsorgen und von vorne anzufangen.
Qualität und Langlebigkeit zahlen sich auf Dauer aus. Wenn Ihr Unternehmen sich verändert, werden modulare Möbel Ihnen helfen, nachhaltig und mit wenig Aufwand das Beste aus Ihren neuen Räum zu machen. Bekannte Schweizer Marken sind FLEXCUBE und USM.
Tipp 10: Serviceoption: Büroplanung
Es gilt viele Variablen zu berücksichtigen, wenn es um die Büroplanung geht. Wie groß sollte Ihr Büro sein? Welche Art von Layout ist für Ihr Team am besten geeignet? Wie können Sie Ihre Räume optimal nutzen? Hier kann Ihnen unser Leitfaden helfen. Sie erfahren alles, was Sie über die Planung und Möblierung Ihres Büros wissen müssen oder können uns kostenlos und unverbindlich für Sie planen lassen.
Tipp 11: Serviceoption: Finanzierung
Gerade bei einer Neuetablierung kann das Budget bei hochwertiger Ausstattung schnell seine Grenzen erreichen. Gebrauchte Möbel könnten hier eine Option sein. Doch macht es wirklich glücklich, schon mit einem Kompromiss zu starten? KMU-Sonderkonditionen, Leasing-, Miet- oder Finanzkauf-Optionen können eine budgetschonende Möglichkeit sein. Es lohnt sich unterschiedliche Angebote einzuholen und z.B. von den FLEXCUBE KMU-Sonderkonditionen zu profitieren.
Fazit
Wir hoffen, dass Sie unsere Tipps hilfreich fanden. Wenn Sie Fragen haben oder mehr über Büroeinrichtung erfahren möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wir helfen Ihnen gerne kostenlos und unverbindlich, das perfekte Büro für Ihr Unternehmen zu gestalten. Vielen Dank!
Fragen & Antworten zum Thema Büro einrichten
Wo sollte der Schreibtisch stehen?
Der Bereich des Schreibtisches sollte über ausreichend Tageslicht verfügen. Idealerweise steht der Schreibtisch im 90Grad Winkel zum Fenster. Sie sollten in den Raum blicken, nicht gegen eine Wand und auch nicht eine Türe im Rücken haben.
Denken Sie daran, dass Strom-, Netzwerk- und Telefonanschlüsse am Aufstellort vorhanden sind. Achten Sie darauf, dass Kabel für PC, Monitore, Telefon und anderen Geräten, mit Hilfe Kabelkanälen bestmöglich organisiert und versteckt werden.
Welche Arbeitsplatte sollte ein Schreibtisch haben?
Wählen Sie eine Oberfläche die Reflexionen vermeidet, vermeiden sie Glastische. Reflexionsarme Oberflächen sind zum Beispiel Echtholzfurniere oder Melaminbeschichtungen.
Wodurch zeichnet sich ein besonders guter Bürostuhl aus?
Ein herausragender Bürostuhl oder Chefsessel zeichnet sich durch seine besonderen Sitzeigenschaften aus. Jeder Bürostuhl sollte in der Sitzhöhe und Tiefe an den Mitarbeiter anpassbar sein. Achten Sie für einen besonders guten Stuhl darauf ein Modell auszuwählen, dass über eine Synchronmechanik, verstellbare Armlehnen und eine Lordosenstütze verfügt. Es sollte ausserdem für eine Sitzdauer von über acht Stunden konzipiert sein, da die Belastung im Rücken hier besonders hoch ist. Eine Nackenstütze hilft zusätzlich, Belastungen im Nacken zu minimieren.
Ist ein Gesprächsbereich am Schreibtisch sinnvoll?
Besucherstühle am Schreibtisch sind häufig anzutreffen. In einer Kanzlei sollten Sie möglichst einen eigenständigen Bereich für Gespräche mit Ihren Mandanten schaffen.
Welche Ablagemöglichkeiten braucht eine Kanzlei?
Ein Anwaltsbüro benötigt als Basisausstattung Regale für Fachliteratur sowie die Möglichkeit Akten sicher zu aufzubewahren. Wählen Sie dazu abschließbare Aktenschränke für Ordner oder Hängeregistraturen, damit persönliche Daten Ihrer Mandanten sicher verwahrt sind. Achten Sie bei der Platzierung von Aktenschränken darauf, dass sich diese problemlos öffnen lassen und keine Laufwege blockieren. Sichern sie hohe Aufbewahrung an der Wand, damit sie nicht umkippen können.
Sorgen Sie für ausreichend Stauraum an Ihrem Schreibtisch, so dass alle Utensilien ordentlich verstaut, aber stehts griffbereit sind. Nutzten Sie zum Beispiel einen Schreibtischcontainer, falls Ihr Schreibtisch über keinen integrierten Stauraum verfügt.
Planen Sie in der Nähe des Empfangs eine Garderobe für Besucher ein. Eine kleine Teeküche rundet ihre Kanzlei ab.
Was ist der Unterschied zwischen Flexcube und USM Haller?
Flexcube und USM Haller Möbel sind optisch am Verbindungselement zu unterscheiden. Der bekannte USM Haller Knotenpunkt weist Löcher mit Schraubgewinden auf, der Flexcube Edelstahl-Cube dagegen ist komplett geschlossen. Weitere Informationen finden Sie unter https://flexcube.ch/faq
Wie erzeugt man eine angenehme Atmosphäre im Büro?
Eine gute Grundbeleuchtung ist unerlässlich. Kombinieren Sie verschieden Lichtquellen. Direkte Beleuchtung, wie z. B. Arbeitsleuchten und Schreibtischlampen, bietet gezieltes Licht für bestimmte Aufgaben. Indirekte Beleuchtung, wie z. B. Deckenleuchten, strahlt ein diffuses Licht aus, das Blendung und Ermüdung der Augen reduziert.
Pflanzen bringen Farbe und Leben in alle Räumlichkeiten und spielen eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Luftqualität in Innenräumen. Pflanzen können ausserdem dazu beitragen, den Lärmpegel zu senken.
Was bedeutet Ergonomie am Arbeitsplatz?
Ergonomie am Arbeitsplatz bedeutet, für die Gesundheit der Mitarbeiter Sorge zu tragen. Häufige Haltungswechseln, also abwechseln im Sitzen und im Stehen zu arbeiten hilft, Rücken- und Nackenschmerzen und Verspannungen vorzubeugen. Stellen Sie dafür einen höhenverstellbaren Schreibtisch, einen ergonomischem Bürostuhl zur Verfügung.
Sie wollen mehr zu Ergonomie am Arbeitsplatz erfahren?
Hier geht es zu unserem Ratgeber
Welche technische Ausstattung ist erforderlich?
Die technische Ausstattung von Kanzleien entwickelt sich permanent weiter. Computer und Laptop ersetzen weitgehend Faxgerät und Drucker. Die meisten Unterlagen und Schriftsätze werden mittlerweile elektronisch verschickt. Ein stabile und schnelle Internetverbindung ist eine wesentliche Grundvoraussetzung.
Eine moderne Telefonanlage, Lizenzen für Officeanwendungen, eine Buchführungssoftware und eine spezielle Anwaltssoftware zur Verwaltung von Terminen und Fristen bilden die notwendige Basis. Eine Spracherkennungs-Software kann das Schreiben von Diktaten fast vollständig automatisieren.
