Trucs et astuces pour un déménagement de bureau en douceur
Afin d’assurer un départ agréable à vos employés dans le nouveau bureau et de réduire au minimum les interruptions d’activité possibles dues au déménagement du bureau, une planification minutieuse, une organisation impeccable et, bien sûr, une mise en œuvre efficace sont nécessaires. Dans cet article de blog, nous partagerons avec vous des conseils et astuces importants pour assurer un déménagement de bureau en douceur.
Quelles sont les questions les plus fréquemment posées sur la relocalisation de bureaux ?
Étant donné qu’un déménagement de bureau peut être une affaire complexe, de nombreuses questions se posent souvent. Voici les questions les plus fréquemment posées sur la relocalisation de bureaux :
- Quand devrions-nous commencer à nous préparer pour le déménagement du bureau ?
- Devrions-nous utiliser un service de déménagement ou organiser le déménagement nous-mêmes ?
- Comment puis-je planifier le déménagement de manière qu’il ait le moins d’impact possible sur l’opération ?
- Quels aspects techniques faut-il prendre en compte lors d’un déménagement ?
- Qu’en est-il de la sécurité de nos documents et de nos informations confidentielles ?
- Quand et comment puis-je informer les clients et les partenaires commerciaux du déménagement de nos bureaux ?
- Quelle est la meilleure façon de concevoir le nouvel espace de bureau ?
- Comment puis-je utiliser positivement le déménagement de bureau réussi pour mon équipe ?
Comment gérer votre déménagement de bureau sans stress et à temps
Bien qu’un déménagement de bureau puisse être une tâche complexe, avec la bonne planification, l’organisation et la bonne collaboration, il peut se dérouler sans heurts et avec succès. Suivez ces conseils et astuces pour vous assurer que votre déménagement de bureau est une expérience positive pour votre entreprise.
- Commencez à planifier tôt : La planification est la clé d’un déménagement de bureau réussi. Commencez à vous préparer tôt et créez un calendrier détaillé qui trace toutes les étapes du déménagement. Tenez compte à la fois des exigences spatiales et du calendrier.
- Formez une équipe de déménagement : Désignez une équipe qui sera responsable de l’organisation et de l’exécution du déménagement. Chaque membre de l’équipe doit avoir des tâches et des responsabilités claires pour s’assurer que tous les aspects du déménagement sont couverts.
- Déterminer le besoin de déménager : Analysez les besoins en espace dans le nouveau bureau. Déterminez quels meubles, appareils électroménagers et autres articles emporter avec vous et lesquels pourraient devoir être échangés ou remplacés.
- Communication interne et externe : Informez vos employés du déménagement à un stade précoce afin de minimiser les incertitudes. Informer les clients, les fournisseurs et les autres partenaires commerciaux en temps utile de la relocalisation à venir.
- Embauchez des professionnels : Envisagez d’utiliser des services de déménagement professionnels. Une entreprise de déménagement expérimentée peut rendre le processus beaucoup plus facile et s’assurer que vos articles sont transportés de manière sûre et efficace.
- Technologie et infrastructure : Assurez-vous que dans le nouveau bureau, l’infrastructure technologique telle qu’Internet, la connexion téléphonique et l’alimentation électrique fonctionne correctement. La défaillance des moyens de communication peut entraîner des interruptions.
- Planification de l’ameublement : Élaborer un plan d’ameublement pour le nouveau bureau. Tenez compte d’aspects tels que l’aménagement des postes de travail, des espaces communs et des salles de réunion. Un aménagement bien pensé contribue à augmenter la productivité et le bien-être.
- Impliquez vos employés : Essayez de prendre en compte les besoins et les préoccupations de vos employés, profitez de leurs idées et suggestions.
- Méthodes de travail : Utilisez le déménagement comme une occasion d’établir les nouvelles méthodes de travail souhaitées. Vous souhaitez promouvoir des pratiques ou une communication respectueuse de l’environnement au sein de l’équipe ? Les nouveaux locaux vous offrent l’occasion idéale de le faire.
- Célébrez le nouveau départ : Après un déménagement réussi, il est important de célébrer le nouveau départ. Organisez une cérémonie d’ouverture dans le nouveau bureau pour motiver les employés et renforcer l’esprit d’équipe.
Relocalisation : Liste de contrôle pour un déménagement de bureau en douceur
Liste de contrôle pour un déménagement de bureau en douceur
La planification de la réinstallation est une étape essentielle pour faciliter la transition d’un endroit à un autre. Les listes de contrôle sont des outils indispensables pour la planification de la réinstallation, en particulier pour les déménagements de bureaux. Ils fournissent une structure claire et garantissent qu’aucun détail n’est négligé. Qu’il s’agisse d’un déménagement de bureau ou d’un changement de résidence d’une personne privée, une liste de contrôle de relocalisation détaillée est la panacée.
Voici une liste de contrôle détaillée qui vous aidera à planifier et à exécuter votre déménagement de bureau. Avec cette liste de contrôle, vous serez bien équipé pour planifier et exécuter un déménagement de bureau en douceur. Personnalisez la liste en fonction des besoins uniques de votre entreprise.
Phase préparatoire:
- Commencez tôt : Commencez la planification et la préparation au moins 3 à 6 mois avant la date prévue du déménagement.
- Constituer une équipe de relocalisation : Désigner une équipe d’organisation et de coordination de la relocalisation.
- Établissez un budget pour le déménagement qui comprend les coûts tels que les services de déménagement, le transport, les nouveaux meubles, etc.
- Trouvez un espace de bureau approprié : Trouvez un emplacement approprié pour votre nouveau bureau, en tenant compte de l’emplacement, de la taille, des coûts de location, etc.
- Créer une commande : utilisez le temps avant le déplacement pour créer la commande. Cela vous permettra d’économiser beaucoup de ressources pendant la phase de relocalisation.
- Choisissez votre entreprise de déménagement : Décidez si vous souhaitez embaucher une entreprise de déménagement ou organiser le déménagement vous-même. Obtenez des devis.
- Vérifiez l’infrastructure technique : Assurez-vous que l’infrastructure technologique (Internet, téléphone, systèmes informatiques) fonctionne dans le nouveau bureau.
- Planifiez votre communication : informez les employés, les clients, les fournisseurs et les partenaires commerciaux du déménagement à venir à un stade précoce.
Phase d’organisation:
- Créer un plan de relocalisation : Créez un plan de relocalisation détaillé avec des échéanciers et des responsabilités pour chaque étape.
- Créez un plan d’aménagement pour votre nouveau bureau : Planifiez l’aménagement des postes de travail, des salles de réunion, des aires communes, etc. dans le nouveau bureau.
- Mobilier et équipement : Faites une liste de tous les meubles et équipements que vous souhaitez déplacer. Décidez ce qui doit être remplacé ou remplacé.
- Emballage : Planifiez soigneusement l’emballage et l’étiquetage des articles pour éviter les dommages pendant le transport.
- Documents et données : Sécurisez les documents et les données importants et assurez-vous que les informations confidentielles sont transmises en toute sécurité.
La phase de mise en œuvre :
- Fixez la date du déménagement : Déterminez le jour exact du déménagement et informez-en toutes les personnes concernées.
- Coordonnatrice de la réinstallation : Nommer un coordonnateur de la réinstallation pour superviser et coordonner les activités de réinstallation sur place.
- Organisez le transport : Assurez-vous que le transport du mobilier et de l’équipement se déroule sans heurts. Mettre en coordination avec une société de déménagement
- Minimisez les interruptions de travail : Planifiez le déménagement de manière que l’opération soit affectée le moins possible. Informez les employés des flux de travail pendant le déménagement.
- Transition technologique : S’assurer que tous les systèmes technologiques du nouveau bureau fonctionnent avant l’arrivée des employés.
Après le déménagement :
- Organisez une visite guidée, cela permettra à vos employés de se familiariser avec les lieux
- Célébrez le déménagement réussi et les nouveaux locaux
- Laissez vos employés configurer l’espace de travail personnel
- Ajoutez des plantes et de la décoration au besoin
- Informer les clients et les partenaires
LIEN: Liste de contrôle pour un déménagement de bureau en douceur
Quand est-il conseillé de travailler avec une entreprise de déménagement professionnelle ?
Travailler avec un fournisseur de services professionnel est recommandé dans de nombreux cas. Les entreprises spécialisées possèdent l’expertise nécessaire et offrent un soutien ou une planification complète à toutes les étapes du déménagement. L’emballage, le transport, le montage et le démontage du mobilier ainsi que le montage dans les nouveaux locaux font partie du champ d’application standard.
- Taille de l’entreprise : Plus l’entreprise est grande, plus le déménagement devient complexe. Un fournisseur de services professionnels possède l’expérience et les ressources nécessaires pour gérer efficacement les déménagements à grande échelle.
- Contraintes de temps: Si le déménagement doit être effectué dans un délai serré, un fournisseur de services professionnels accélérera le processus et veillera à ce que toutes les tâches puissent être terminées à temps.
- Équipement ou matériaux délicats : Si votre entreprise possède de l’équipement délicat, une technologie coûteuse ou d’autres articles fragiles, il est important qu’ils soient transportés de manière sûre et professionnelle.
- Couverture d’assurance: Un fournisseur de services de déménagement offre généralement une couverture d’assurance en cas de dommages ou de pertes pendant le déménagement.
Embaucher une entreprise de déménagement. Le spécialiste des déménagements de bureau.
Pour les petites entreprises avec peu de meubles et peu d’exigences techniques, il est possible de se déplacer seules sans aucun problème. Il ne dépassera guère la taille d’un déménagement privé. Pour les grandes entreprises, cependant, un service de relocalisation professionnel ayant de l’expérience dans le domaine de la relocalisation de bureaux est recommandé.
Beaucoup choisissent d’embaucher une entreprise de déménagement professionnelle pour faciliter le processus. Le déménagement, qu’il s’agisse de déménager ou de changer vos quatre murs, est grandement facilité par un soutien professionnel.
Que devriez-vous prendre en compte lors de la planification de votre nouveau bureau ?
Comment un bureau doit-il être conçu de manière que les employés soient productifs et satisfaits ? La réponse la plus simple : interviewez vos employés. Notez ce qui est crucial et essayez de mettre en œuvre ces souhaits dans le nouveau bureau.
Vous trouverez ici plus d’informations sur l’ameublement et l’aménagement de bureaux :
Transfert sans faille de l’ancien bureau
Pour le transfert d’un bureau, il y a la même chose que pour le transfert d’un ancien appartement
La remise impeccable de l’ancien bureau est une étape importante pour vous assurer que vous pouvez récupérer votre dépôt de garantie de loyer et éviter les litiges potentiels avec votre propriétaire. Voici quelques points clés à garder à l’esprit lors de la remise :
- Avis en temps opportun : Informez votre propriétaire tôt que vous déménagez et respectez la période de préavis établie dans le contrat de location.
- Restitution du bien locatif : Assurez-vous de restituer le bien à la date et à l’heure convenues dans le contrat de location. Prenez rendez-vous avec votre propriétaire pour la remise.
- Réparations et entretien : Vérifiez la propriété pour tout dommage qui aurait pu survenir pendant votre période de location. Effectuer toutes les réparations ou travaux d’entretien nécessaires conformément au contrat de location.
- Nettoyage : Faire nettoyer les locaux conformément aux ententes contractuelles.
- Remise des clés : Remettez toutes les clés (clés de l’appartement, clés de la porte d’entrée, clés du garage, etc.) à votre propriétaire ou à la personne désignée par lui.
- Documentation : Prenez des photos ou des vidéos de la propriété après le nettoyage et la réparation. Cette documentation peut être utile s’il y a des divergences ultérieurement.
- Protocole final : Effectuez un protocole de transfert avec votre propriétaire ou son représentant autorisé. En cela, l’état de la propriété et les défauts éventuels sont enregistrés et signés par les deux parties.
- Résiliation du contrat : Assurez-vous que tous les contrats (p. ex. électricité, eau, gaz, Internet) sont correctement résiliés ou réécrits en votre nom.
Protocole de transfert du nouveau bureau
L’état des locaux au moment de la remise est documenté dans le protocole de transfert. Le protocole de transfert est un outil important pour documenter les défauts existants qui n’étaient pas apparents lors de l’inspection précédente, car la propriété a été inspectée dans un état meublé.
- Insistez sur un protocole écrit
- Documenter les défauts existants par photo ou vidéo
Conclusion
Un déménagement de bureau est mieux fait avec une planification minutieuse et une organisation minutieuse. Le soutien professionnel d’un fournisseur de services de déménagement expérimenté est un élément important pour les grandes entreprises, car des processus fluides et une poursuite transparente du travail dans le nouveau bureau devraient être l’objectif ultime.
