Wenn es um die Büro- und Einrichtungsplanung geht, gibt es viele Variablen zu berücksichtigen. Wie gross sollte Ihr Büro sein? Welche Art von Layout ist für Ihr Team am besten geeignet? Wie können Sie Ihre Räume optimal nutzen? All dies sind wichtige Fragen, die Sie allein nur schwer beantworten können. Hier kommt unser Leitfaden ins Spiel! In diesem Ratgeber erfahren Sie alles, was Sie über die Planung und Möblierung Ihres Büros wissen müssen – von der Wahl des richtigen Standorts bis hin zur Inneneinrichtung Ihrer Räumlichkeiten. Ausserdem geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie in Ihrem neuen Büro organisiert und produktiv bleiben können. Ganz gleich, ob Sie gerade erst anfangen oder nach Möglichkeiten suchen, Ihre derzeitige Einrichtung zu verbessern – dieser Leitfaden ist genau das Richtige für Sie!
Büroplanung Ratgeber: Warum sollten Sie der Büroplanung so viel Aufmerksamkeit schenken?
Ein gut geplantes Büro kann die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern, während ein schlechtes Büro zu Frustration und schlechter Arbeitsmoral führen kann. Freude am Arbeitsplatz ist für die Unternehmenskultur wichtig. Büroräume können zu den teuersten Gemeinkosten eines Unternehmens gehören, so dass es sinnvoll ist, Zeit und Mühe zu investieren, um sicherzustellen, dass sie effizient und effektiv sind. Schliesslich kann es kostspielig und zeitaufwändig sein, einmal eingerichtete Büroräume wieder zu ändern. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Büroräume sorgfältig zu planen, können Sie viele potenzielle Probleme von Vornherein vermeiden.
Welche Punkte sind besonders wichtig bei der Einrichtungsplanung?
Ein sehr wichtiger Schritt, der ganz am Anfang der Planung neuer Büroräume stehen sollte, ist die Bedarfsanalyse. Die Größe und die Art des Unternehmens spielen eine Rolle bei der Bestimmung der spezifischen Anforderungen an die Räumlichkeiten.
Wie viele Mitarbeiter werden in dem Büro arbeiten? Welche Art von Arbeit werden sie verrichten? Welche Form der Zusammenarbeit wünschen sie? Welche Arbeitsatmosphäre streben Sie an?
Um sicherzustellen, dass die Büroräume den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen, ist es wichtig, sich mit Mitarbeitern, Kunden und anderen Beteiligten zu beraten. Auf diese Weise lassen sich alle spezifischen Anforderungen ermitteln, die bei der Planung berücksichtigt werden müssen.
Nur wenn Sie alle Bedürfnisse kennen und beachten können, können Sie Arbeitswelten schaffen, der sowohl funktional als auch stilvoll und inspirativ sind. In diesem Beitrag finden Sie 7 vermeidbare Fehler bei der Büroplanung.
Der perfekte Standort
Wo soll sich das Büro befinden? Unterschiedliche Aspekt sind bei der Wahl des optimalen Standorts von Bedeutung. Ihre Bedarfsanalyse gibt Ihnen auch hierfür wichtige Antworten.
Bürokomplexe oder Geschäftszentren bieten eine breite Palette von Einrichtungen und Dienstleistungen, die die Einrichtung eines neuen Büros erheblich erleichtern können. Dazu gehören beispielsweise Besprechungs- und Konferenzräume, Unterstützungsdienste für Unternehmen, Post- und Kurierdienste und sogar eine Kinderbetreuung vor Ort. Darüber hinaus bieten viele Bürokomplexe attraktive Annehmlichkeiten wie Fitnessstudios, Restaurants und Cafés. Bei der Wahl des Standorts für ein neues Büro ist es wichtig, die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter zu berücksichtigen. Unternehmen, die stark auf Kundenbesuche angewiesen sind, sollten beispielsweise ein Büro mit guter Sichtbarkeit, guter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel und ausreichenden Parkmöglichkeiten vor Ort wählen. Durch sorgfältige Abwägung der Bedürfnisse des Unternehmens ist es möglich, einen Bürokomplex zu finden, der die perfekte Mischung aus Einrichtungen und Dienstleistungen bietet.
Grundlagen der Einrichtungsplanung
Je grösser Ihr zu planendes Büro ist, desto komplexer wird die Aufgabe. Da professionelle Büroplanung schnell teuer werden kann, erklären wir Ihnen professionelle Planung Schritt für Schritt. Professionelle Büroplaner arbeiten mit 3 Konzepten:
- Das Bürokonzept
- Das Arbeitsplatzkonzept
- Das Raumkonzept
Definition: Bürokonzept
Beim Bürokonzept geht es um die Frage WIE gearbeitet wird, ob an einem Einzelarbeitsplatz im Gruppenbüro oder im Grossraumbüro. Ob an einem fest definierten Arbeitsplatz oder an einem Desk-Sharing Arbeitsplatz.
Definition: Arbeitsplatzkonzept
Beim Arbeitsplatzkonzept geht es um die Gestaltung und Ausstattung der einzelnen Arbeitsplätze bezüglich Funktion und Ergonomie. Unterschiedliche Aufgabeninhalte machen häufig unterschiedliche Anforderungen bezüglich technischer Ausstattungen und Möblierung erforderlich.
Definition: Raumkonzept
Beim Raumkonzept geht es um die Zuordnung und Anordnung der unterschiedlichen Funktionsbereiche auf der Fläche. Das Raumkonzept definiert WO gearbeitet wird, wo sich Besprechungsräume, Sozialräume etc. befinden. Ein gutes Raumkonzept berücksichtigt die Erfordernisse nach störungsfreiem Arbeiten, Kommunikationsmöglichkeiten und Bewegungsfreiheit.
Bürokonzepte und ihre Besonderheiten
In der heutigen Geschäftswelt ist der Wettbewerb um die besten Talente sehr hart. Um Spitzenkräfte zu gewinnen und zu halten, konzentrieren sich die Unternehmen zunehmend auf die Schaffung moderner, komfortabler und stilvoller Büroräume.
Das Büro der Zukunft wird so gestaltet sein, dass es Zusammenarbeit und Kreativität fördert, mit vielen offenen Arbeitsbereichen, natürlichem Licht und innovativen Technologien. Das Büro der Zukunft wird nicht nur eine angenehme und produktive Arbeitsumgebung bieten, sondern auch sehr nachhaltig sein, mit energieeffizienten Gebäuden und Grünflächen. In dem Masse, in dem Unternehmen versuchen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, wird das Büro der Zukunft an Bedeutung gewinnen.
- Das Einzelbüro war der Klassiker des traditionellen Bürokonzepts.
Da es für Teamarbeit wenig geeignet ist, ist es heute vorwiegend nur noch in öffentlichen Bereichen anzutreffen, wo der Schutz der Privatsphäre gewährleistet sein muss oder als Chefbüro. Heute wird überwiegend in Team- oder Gruppenbüros gearbeitet, wo sich mehrere Kollegen ein Arbeitszimmer teilen. - Im Grossraumbüro sind alle Arbeitsplätze auf einer großen Fläche angeordnet.
Der Vorteil des Großraumbüros ist der geringe Flächenbedarf pro Arbeitsplatz und die einfache Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Ein hoher Geräuschpegel erschwert jedoch konzentriertes Arbeiten. Grossraumbüros eignen sich daher vor allem dort, wo Mitarbeiter intensiv miteinander arbeiten. - Das Kombibüro setzt auf die bewusste Mischung von Nähe und Rückzugsmöglichkeiten.
Besprechungsräumen, Lounge oder Teeküchen sind Orte der Kommunikation. Andererseits, stehen den Mitarbeiters Rückzugsmöglichkeiten für das konzentrierte Arbeiten zur Verfügung. - Das Open Space Konzept ist eine moderne Weiterentwicklung des Grossraumbüros.
Die Arbeitsfläche wird in unterschiedliche Funktionsbereiche untergliedert. Es gibt feste und flexible Arbeitsplätze, aber auch zahlreiche Gemeinschaftsbereiche wie Lounges mit Sofas, Kaffeeküche mit Stehtischen, Konferenz- und Entspannungsbereiche. Das Open Space Konzept begünstigt Kreativität, Kommunikation und Austausch im Büroalltag.
Arbeitsplätze richtig gestalten
Nachdem nun feststeht mit welchem Bürokonzept Sie in Ihrem Unternehmen arbeiten wollen,
legen Sie im nächsten Schritt das Arbeitsplatzkonzept fest. Wie sollen die einzelnen Arbeitsplätze gestaltet und bezüglich Funktion und Ergonomie ausgestattet sein?
Eine komfortable und ergonomische Umgebung für die Mitarbeiter zu schaffen, ist das Wichtigste bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen. Die Anordnung der Büromöbel sollte viel Bewegungsfreiheit bieten, und alle Gegenstände sollten leicht zu erreichen sein. Darüber hinaus sollte der Arbeitsplatz so gestaltet sein, dass er eine gute Körperhaltung fördert und Belastungen für Muskeln und Gelenke vermeidet.
Nutzen Sie Tageslicht, denn es ist sehr wichtig für ermüdungsfreies Arbeiten.
Sie haben eine lange Fensterfront? Idealerweise stehend die Schreibtische im 90Gradwinkel dazu.
Planen Sie Schreibtische vis-à-vis. Niemand hat gern den Kollegen im Rücken sitzen. Bei Teamarbeit erleichtert es die Kommunikation und insgesamt minimiert es Laufwege.
Bildschirmarbeitsplätze planen
Bildschirmarbeit führt häufig zu Verspannungen, Nacken- oder Kopfschmerzen, brennenden Augen. Aus diesem Grund ist Ergonomie am Bildschirmarbeitsplatz besonders wichtig.
Computerarbeitsplätze sollen so konzipiert sein, dass der Benutzer eine bequeme Sitzposition einnehmen kann und einfachen Zugang zu Tastatur, Maus und Monitor hat. Der ideale Computerarbeitsplatz ist ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz, der auf die Bedürfnisse des Benutzers abgestimmt ist. Bei der Planung eines Computerarbeitsplatzes sind die folgenden Faktoren zu berücksichtigen:
- Die Höhe des Monitors sollte sich auf Augenhöhe befinden. Dies beugt Nackenverspannungen vor.
- Tastatur und Maus sollten so positioniert werden, dass sich die Arme des Benutzers in einem 90-Grad-Winkel befinden. Dadurch wird die Belastung der Handgelenke verringert.
- Der Stuhl sollte den Rücken gut stützen und die Füße flach auf dem Boden ruhen lassen.
Als grösstem Unfallversicherer der Schweiz, ist der SUVA besonders an Prävention gelegen.
Die Suva bietet umfangreiches Informationsmaterial und Kurse zum Thema Ergonomie am Bildschirmarbeitsplatz an.
Link zu SUVA Online Präsentation:
https://www.suva.ch/de-CH/material/Dokumentationen/praesentation-bildschirmergonomie
oder: Erfahren Sie mehr zum Thema “Ergonomie am Arbeitsplatz” in unserem Ratgeber.
2D Büroplanung
Für die ersten schnellen Entwürfe empfiehlt sich die simple 2D-Version mit Hilfe des Grundrisses. Ein einfacher Grundriss hilft Ihnen dabei, die beste Raumnutzung zu finden.
Am besten eignet sich dazu ein Grundriss im Maßstab 1:100. In einem Grundriss mit einem Maßstab 1:100 wird ein Raum hundertmal kleiner dargestellt als es in der Wirklichkeit ist. Ein Zentimeter im Grundriss entspricht daher 100 Zentimetern bzw. einem Meter in der Realität.
Planen Sie alle relevanten Bereiche
Empfang & Wartebereich, Bereiche für die Büroarbeit, Konferenz- und Besprechungsräume, Pausenbereich, Kaffeeküche, Technik-, Lagerbereiche, Sozialräume – Sanitärräume, Ruheräume etc.
Unterteilen Sie den Raum in Zonen zur konzentrierten Arbeit, Zonen der Zusammenarbeit,
Zonen der Kommunikation, um ein möglichst angenehmes und effizientes Arbeitsumfeld zu erschaffen. Trennen Sie die verschiedenen Zonen mit Wänden, Raumteilern oder halbhohen Möbeln. So können Sie für notwendigen räumlichen Abgrenzungen sorgen.
3D Einrichtungsplaner
Im Anschluss an die Grobplanung in 2D sollte die 3D-Raumplanung erfolgen. Dies empfiehlt sich vor allem in grossen Räumlichkeiten, denn nur so können Sie ein realistisches Bild der
Übersichtlichkeit gewinnen. Je nachdem, über wieviel Energie, Zeit und Budget Sie verfügen, können Sie diese 3-D Planung selbst vornehmen oder machen lassen.
Online 3D Einrichtungsplaner
Es gibt verschiedene kostenlose 3D-Raumplaner unterschiedlicher Anbieter für Mac oder PC. Alle funktionieren sehr ähnlich. Zunächst müssen Sie einen Grundriss erstellen. Dafür gibt es meist Vorlagen, aus denen Sie wählen können. Dann passen Sie diesen Grundriss an die Grösse ihrer Büroräume an, fügen Wände, Türen und Fenster ein, wählen Wand und Bodenfarbe. Im Anschluss daran können Sie mit der Einrichtungsplanung der jeweiligen Räume beginnen.
Das Problem kostenloser Software ist jedoch, dass Sie in der Regel nicht mit den von Ihnen tatsächlich gewünschten Büromöbeln planen können, sondern nur eine begrenzte Auswahl zur Verfügung haben. Ist man völlig ungeübt mit solcher Software, kann diese Aufgabe eine grössere Herausforderung werden.
Einrichtungsplaner der Büromöbelhersteller
Manche Möbelhersteller arbeiten mit eigenen Planungstools, die sie als Kunde kostenlos downloaden können oder bieten Ihnen kostenlosen Planungsservice an. Ein solcher kostenloser Büroplanungsvorschlag spart Ihnen viel Zeit. Je detaillierter Sie in ihrem Briefing sein können, desto besser.
Spezialisierte Planungsbüros
Sie planen ein sehr umfangreiches Grossprojekt? Spezialisierte Planungsbüros erstellen Ihnen detaillierte Konzepte bis hin zur kompletten Dokumentation für Ausschreibungen. Dieser umfassende Service kann allerdings schnell sehr hochpreisig werden.
Alternativ können Sie Ihr Büro kostenlos und unverbindlich von unseren Experten planen lassen.
Wie plane ich eine angenehme Atmosphäre für die Mitarbeiter?
Die wichtigsten Punkte haben wir bereits besprochen:
- Die räumliche Gestaltung und Unterteilung in verschiedene Zonen, so dass Arbeitsaufgaben und Arbeitsprozesse effektiv unterstützt werden
- Die Gestaltung und Ausstattung der Arbeitsplätze, so dass Beschäftigte sich wohlfühlen, motiviert sind und ergonomisch arbeiten können
- Hinzu kommen gute Lichtverhältnisse und das Ausschalten unnötiger akustischer Störungen
- Besprechungsräume für Besprechungen in kleinem oder grösserem Kreis
- Rückzugsorte für Konzentration, Erholung und soziale Kontakte
Ein ganz anderer, aber ebenso wichtiger Punkt ist die Büroeinrichtung und Dekoration
- Welche Möbel sollten Sie für Ihre Büroeinrichtung nutzen?
- Wollen Sie farbliche Akzente setzen?
- Soll Dekoration und Pflanzen Ihr Büro verschönern?
Die passende Büroeinrichtung auswählen
Die Wahl der Büromöbel ist die vielleicht wichtigste Entscheidung!
Aus diesem Grund stellen wir Ihnen dazu einen eigenen Blog rund um die Suche nach passenden Büromöbeln zur Verfügung. Er beschäftigt sich mit den folgenden Fragen:
- Was bedeutet Ergonomie am Arbeitsplatz?
- Was macht gute Bürostühle aus?
- Wie finde ich den richtigen Schreibtisch?
- Wie finde ich die passende Aufbewahrung
Hier lesen Sie wie Sie Ihr Büro wie ein Profi einrichten können.
Büro planen Checkliste
Gratulation – Ihrer erfolgreiche Büroplanung kann beginnen. Wir haben die wichtigsten Aspekte in dieser Checkliste nochmals für Sie zusammengefasst.
- Bedarfsanalyse unter Einbeziehung der Mitarbeiter und Kunden
- Klarheit über Ihr Bürokonzept
- Auflistung aller Bereiche, die das Büro umfassen soll
- Auswahl eines geeigneten Standorts
- Erstellung der Arbeitsplatzkonzepte
- Erstellung eines Raumkonzepts
- Auswahl der Büromöbel
- Gestaltung und Dekoration ihrer Büroräume
Fazit
Damit sind wir am Ende unserer Serie über Büroplanung angelangt. Wir hoffen, dass Sie diesen Blog hilfreich fanden. Wenn Sie Fragen haben oder mehr über Büroplanung erfahren möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wir helfen Ihnen gerne, das perfekte Büro für Ihr Unternehmen zu planen. Vielen Dank!
Fragen und Antworten zum Thema Büro planen
Was wird in der Planungsphase häufig vergessen?
Leider werden die positiven Auswirkungen der Mitarbeiterbeteiligung häufig unterschätzt. Alle Mitarbeiter zu hören, die Konzepte im Laufe der Entwicklung immer wieder zu besprechen und ihre unterschiedlichen Bedürfnisse zu berücksichtigen kann sehr aufwändig sein. Wer dies trotzdem tut, wird am Ende jedoch nachhaltig belohnt. Die Motivation der Mitarbeiter wird um ein Vielfaches höher und langfristig sein. In einem neuen Büro, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter nicht berücksichtigt und im Planungszeitraum keinen Platz für Diskussionen lies, werden die Akzeptanzproblem erst nach Projektabschluss sichtbar und gefährden den Erfolg all Ihrer Bemühungen und Aufwendungen.
Wir haben die 7 häufigsten Fehler bei der Büroeinrichtung in einem Blog für Sie zusammengefasst.
Wie plane ich ein Chefbüro?
Ein Chefbüro ist das Herzstück vieler Unternehmen, in dem wichtige Entscheidungen getroffen und Geschäftskontakte gepflegt werden. Um sicherzustellen, dass Sie in Ihrem Chefbüro effizient arbeiten können, sollten Sie bei der Einrichtung einige Dinge beachten. Die besten Tipps für die Einrichtung Ihres Chefbüros sind bequeme und ergonomische Möbel, ein professionelles und beruhigendes Farbschema und eine persönliche Note, mit der Sie sich wie zu Hause fühlen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blog “Chefbüro einrichten“
Welche gesetzlichen Vorschriften gibt es in der Schweiz zur Gestaltung des Arbeitsplatzes?
Das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) ist auf Bundesebene zuständig für den Schutz der Arbeitsbedingungen. Alle relevanten rechtlichen Vorschriften sind sehr übersichtlich auf der Homepage abrufbar. Die Verordnungen 3+4 regeln die Vorschriften zu Flächenbedarf und ergonomische Gestaltung.
