Votre cabinet est un espace d’accueil représentatif pour vos clients et un lieu de travail quotidien pour vous et vos collaborateurs. L’aménagement et l’équipement de votre cabinet sont votre carte de visite. Une ambiance de qualité a une influence très positive sur votre image en tant que mandataire, mais aussi sur votre propre situation de travail.

3 bonnes raisons de changer l’image de votre cabinet d’avocats

• Les locaux de votre cabinet ont déjà pris un coup de vieux et ne sont plus au goût du jour.
• Vous emménagez dans de nouveaux locaux pour votre cabinet.
• Vous reprenez un cabinet existant et avez des idées différentes en matière de design et de fonctionnalité.

11 conseils pour y parvenir : Aménager son cabinet comme un professionnel

Lorsqu’il s’agit d’aménager votre cabinet, il y a de nombreuses décisions à prendre. Votre mobilier doit vous accompagner pendant de nombreuses années et toujours laisser une impression parfaite. L’ambiance doit être attrayante et sérieuse. Les différents espaces de travail doivent être conçus de manière ergonomique et correspondre au traitement nécessaire des données sensibles. Dans cet article de blog, nous allons discuter de conseils pour un aménagement efficace du cabinet d’avocats. Lisez la suite pour en savoir plus !

Aménager son cabinet – Les principaux conseils et astuces :

Conseil n° 1 : donner une impression de sérieux

La première impression est décisive. Ne laissez aucun doute sur votre professionnalisme et votre sérieux. La propreté, l’ordre, la qualité et l’esthétique de vos locaux donnent également à vos clients et à vos collaborateurs une image de votre personnalité et, par conséquent, de votre qualité de travail supposée en tant qu’avocat, conseiller fiscal ou expert-comptable.

• Quelle image voulez-vous donner à vos clients ?
  L’aménagement de votre cabinet laissera une impression durable à vos clients. Utilisez-le à vos propres fins.
• Dans quelle ambiance vous sentez-vous le mieux ?
  Pensez aussi à vos besoins, car c’est vous qui passerez le plus de temps dans votre cabinet.

Conseil n° 2 : choisissez votre mobilier en fonction de l’avenir

Votre mobilier doit offrir une image d’ensemble harmonieuse et un environnement chic et fonctionnel pour votre travail quotidien. Les surfaces faciles à nettoyer et l’espace de rangement fermé facilitent une apparence soignée. Ainsi, les espaces de votre cabinet seront clairs et fonctionnels tout en étant attrayants et élégants.

Les systèmes de meubles modulaires comme FLEXCUBE ont l’avantage imbattable d’être transformables. Ils peuvent ainsi être adaptés en permanence à l’évolution de votre cabinet. Ils peuvent être facilement transformés. Les panneaux individuels ou les plans de travail peuvent être remplacés. C’est durable, peu coûteux et cela permet de conserver une apparence parfaite même après de nombreuses années.

Les innombrables variations pour les armoires, les étagères, les lowboards, les sideboards et les highboards ou les comptoirs peuvent être configurés individuellement en termes de fonction et de couleur pour les systèmes de meubles modulaires. Avec des meubles classiques et intemporels, vous signalez à vos clients votre goût et votre professionnalisme.

Conseil n° 3 : rendre l’entrée accueillante

L’entrée est le premier point de contact physique avec votre cabinet. Malheureusement, l’entrée est souvent négligée dans la planification de l’établissement. L’enseigne de l’entreprise, déjà bien reconnaissable de loin, est indispensable. De préférence avec l’indication de l’endroit exact où se trouve le cabinet dans le bâtiment. Une végétation dans des bacs à plantes devant le cabinet donne de la vivacité à l’entrée.

Conseil n° 4 : la réception comme point de contact central

Vos clients doivent se sentir accueillis chaleureusement dès le premier instant. Même s’ils doivent patienter un moment avant que vous soyez prêt pour le rendez-vous. Prévoyez donc une zone d’accueil en position centrale par rapport à l’entrée. D’ici, vous devriez avoir une vue d’ensemble de tout ce qui se passe dans les locaux de votre cabinet.

La protection des données et la discrétion sont essentielles lors de la planification. Un comptoir d’accueil avec une étagère surélevée assure la discrétion. Le bureau qui se trouve derrière, ainsi que les documents et l’écran qui s’y trouvent, ne sont ainsi pas visibles pour les visiteurs. Si possible, placez le comptoir de réception devant un mur du fond.

Conseil n° 5 : créez une zone d’attente discrète

Prévoyez consciemment où vos clients devront les attendre si vous arrivez un peu en avance au rendez-vous fixé. Il peut s’agir d’un siège attrayant dans la zone d’accueil ou d’une pièce séparée. Dans les grands cabinets, il est plutôt recommandé de prévoir une salle d’attente séparée pour des raisons de discrétion. Complétez les sièges par une petite table pour les boissons. Faites de l’attente un passe-temps agréable.
Il peut s’agir par exemple d’une décoration sous forme de tableaux muraux qui racontent quelque chose sur le lieu ou sur l’histoire de votre cabinet.

Conseil n° 6 : aménager habilement les bureaux

Aménager le bureau du chef

Quel est le degré de luxe que peut ou doit avoir le bureau d’un avocat ou d’un conseiller fiscal ? Votre bureau de direction est le cœur représentatif de votre cabinet. C’est là que les décisions sont prises et que les contacts commerciaux sont entretenus. Votre professionnalisme et votre sérieux doivent se refléter dans votre mobilier.

Un bureau de direction pour avocats doit être bien équipé et agréablement aménagé. La pièce maîtresse est constituée d’un grand bureau, d’une chaise ergonomique à plateau incliné et d’un espace de rangement fermé suffisant dans un caisson à roulettes pour pouvoir ranger discrètement tous les documents de travail.
Pour les réunions, prévoyez si possible une table de réunion séparée et des chaises visiteurs confortables. Si les clients doivent s’asseoir devant votre bureau pour des raisons d’espace, assurez-vous qu’aucun appareil ne gêne. En utilisant un bureau en forme de L, vous pouvez créer un espace indépendant pour les conversations au bureau.

Créer un secrétariat

Votre employé de bureau a besoin d’un environnement de travail adapté à ses besoins et d’un équipement conforme à la réglementation sur les lieux de travail. Ici aussi, le bureau ergonomique, la chaise de bureau et le rangement constituent le thème central. Comme votre secrétariat s’occupe des processus organisationnels, le domaine s’élargit et comprend également des domaines tels que le courrier, l’imprimante, les archives et la cafétéria.

Conseil n° 7 : le bon bureau

Un bureau doit mesurer au moins 160 cm de long et 80 cm de profondeur. Cette taille offre suffisamment de place pour un poste de travail à l’écran et un espace de rangement pour les documents. Pour les bureaux individuels, on choisit de préférence des bureaux de 180 cm ou 200 cm de long.

Comme il n’est pas bon d’être assis longtemps à son bureau, il est préférable d’opter pour un bureau ergonomique et réglable en hauteur. Les bureaux réglables offrent le plus grand confort. Veillez à ce qu’il y ait suffisamment de possibilités de gestion des câbles.

Choisissez un modèle avec espace de rangement intégré ou complétez le bureau avec un caisson de rangement. Ainsi, tous les ustensiles importants sont constamment à portée de main et votre bureau est toujours bien rangé.

Un bureau en L est une bonne option si l’on a besoin de beaucoup de place ou si l’on souhaite intégrer une fonction pour les visiteurs.

Conseil n° 8 : la bonne chaise de bureau

La bonne chaise de bureau et son adaptation correcte à l’utilisateur sont une priorité absolue lorsqu’il s’agit de travailler de manière ergonomique. La base d’un réglage individuel optimal est l’adaptation correcte de la chaise de bureau à la taille et aux proportions du corps. La hauteur et la profondeur de l’assise doivent être réglables, l’inclinaison de l’assise doit être réglable.
Vous êtes correctement assis lorsque les articulations de la hanche, du genou et du pied sont à peu près à angle droit. Il doit y avoir un espace de trois à quatre doigts entre le bord avant du siège et le bas de la jambe pendant que vous touchez le dossier avec le bassin. Si votre chaise dispose d’une fonction d’inclinaison de l’assise, vous pouvez incliner l’assise vers l’avant. Votre bassin est ainsi légèrement basculé vers l’avant, ce qui est bon pour la colonne vertébrale.

Conseil n° 9 : les armoires de classement appropriées

En choisissant judicieusement votre mobilier, vous facilitez non seulement le rangement, mais vous donnez aussi du style et une touche personnelle à vos pièces. Un espace de rangement insuffisant donne rapidement l’impression qu’un bureau n’est pas organisé et qu’il manque de professionnalisme. Il en va de même pour le stockage ouvert. Nous recommandons donc de les conserver dans un endroit fermé. Nous ne recommandons les vitrines ou les rangements ouverts que pour les pièces que vous souhaitez délibérément mettre en valeur.

Une multitude de fonctions vous permet de composer le mobilier qui vous convient :

• Les dossiers disparaissent derrière des volets ou des portes
• Les dossiers suspendus classent de manière optimale un grand nombre de dossiers
• Les tiroirs permettent de ranger de nombreux petits objets
• Les vitrines protègent les objets exposés de la saleté et de la poussière
• Le rangement ouvert permet un accès rapide
• Des compartiments et des armoires verrouillables assurent la protection des données sensibles

Meubles de rangement hauts ou bas ?

Le rangement haut utilise des m3 au lieu de seulement des m2. Les armoires à dossiers et les étagères hautes sont optimales pour les petits bureaux ou les archives. Veillez à choisir une qualité supérieure avec une grande capacité de charge. Pour les armoires et les étagères, la stabilité est nécessaire pour pouvoir supporter de lourds dossiers. Vous pouvez ainsi ranger de nombreuses choses sur une surface très réduite. Le rangement haut peut aussi servir de cloison de séparation. Par exemple, l’imprimante et tous ses accessoires, le fax, les boîtes aux lettres, etc. disparaissent derrière une élégante paroi de meuble, sans avoir à faire construire un véritable mur. Les lowboards ou sideboards sont parfaits pour donner au lieu de travail une touche chaleureuse et confortable.

Systèmes de meubles modulaires – l’option à l’épreuve du temps

Les systèmes de meubles modulaires sont extrêmement flexibles. Ils peuvent être adaptés à tout moment à de nouvelles exigences et peuvent être transformés : plus hauts ou plus bas, plus longs ou plus courts. Les compartiments ouverts peuvent être complétés par des portes, des abattants ou des tiroirs. Il est possible de remplacer des pièces individuelles au lieu de se débarrasser de meubles entiers et de tout recommencer à zéro.

La qualité et la longévité sont payantes à long terme. Si votre entreprise évolue, le mobilier modulaire vous aidera à tirer le meilleur parti de vos nouveaux locaux de manière durable et à moindre coût. Les marques suisses connues sont FLEXCUBE et USM.

Conseil n° 10 : Option de service : planification de bureau

Il y a de nombreuses variables à prendre en compte lorsqu’il s’agit de planifier un bureau. Quelle devrait être la taille de votre bureau ? Quel type de mise en page convient le mieux à votre équipe ? Comment utiliser au mieux vos espaces ? C’est là que notre guide peut vous aider. Vous apprendrez tout ce que vous devez savoir sur la planification et l’ameublement de votre bureau ou vous pouvez nous laisser planifier pour vous gratuitement et sans engagement.

Conseil n° 11 : option de service : financement

C’est justement lors d’un nouvel établissement que le budget peut rapidement atteindre ses limites avec un équipement de haute qualité. Les meubles d’occasion pourraient être une option dans ce cas. Mais est-ce que cela rend vraiment heureux de commencer déjà par un compromis ? Les conditions spéciales pour les PME, les options de leasing, de location ou d’achat financier peuvent être une possibilité qui ménage le budget. Il vaut la peine de demander différentes offres et de profiter par exemple des conditions spéciales FLEXCUBE PME.

Conclusion

Nous espérons que vous avez trouvé nos conseils utiles. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez en savoir plus sur l’aménagement de bureau, n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous aidons volontiers, gratuitement et sans engagement, à concevoir le bureau parfait pour votre entreprise. Merci beaucoup !

Questions & réponses sur l’aménagement de bureau

Où doit-on placer le bureau ?

La zone du bureau doit disposer de suffisamment de lumière naturelle. Idéalement, le bureau doit être placé à un angle de 90 degrés par rapport à la fenêtre. Vous devez regarder dans la pièce, ne pas être contre un mur et ne pas avoir de porte dans le dos.

N’oubliez pas que des raccordements électriques, réseau et téléphoniques sont disponibles sur le lieu d’installation. Veillez à ce que les câbles de l’ordinateur, des moniteurs, du téléphone et d’autres appareils soient organisés et cachés de la meilleure façon possible à l’aide de goulottes de câblage.

Quel plan de travail doit avoir un bureau ?

Choisissez une surface qui évite les reflets, évitez les tables en verre. Les surfaces peu réfléchissantes sont par exemple les placages en bois véritable ou les revêtements mélaminés.

Qu’est-ce qui caractérise un très bon siège de bureau ?

Une chaise de bureau ou un fauteuil de direction exceptionnel se distingue par ses caractéristiques d’assise particulières. La hauteur et la profondeur d’assise de chaque siège de bureau doivent pouvoir être adaptées à l’employé. Pour une chaise particulièrement bonne, veillez à choisir un modèle qui dispose d’un mécanisme synchrone, d’accoudoirs réglables et d’un soutien lombaire. Il doit en outre être conçu pour une durée d’assise de plus de huit heures, car la sollicitation du dos est alors particulièrement élevée. Un appui-tête permet en outre de minimiser les contraintes au niveau de la nuque.

Est-il utile d’avoir un espace de discussion au bureau ?

Il est fréquent de trouver des sièges visiteurs à côté d’un bureau. Dans un cabinet, vous devriez si possible créer un espace indépendant pour les entretiens avec vos clients.

De quelles possibilités de classement un cabinet d’avocats a-t-il besoin ?

Un bureau d’avocat a besoin d’un équipement de base, à savoir des étagères pour la littérature spécialisée et la possibilité de stocker des dossiers en toute sécurité. Choisissez pour cela des armoires à dossiers verrouillables pour les classeurs ou les dossiers suspendus, afin que les données personnelles de vos clients soient conservées en toute sécurité. Lorsque vous placez des armoires de classement, veillez à ce qu’elles puissent être ouvertes facilement et qu’elles n’obstruent pas les voies de circulation. Sécurisez les rangements hauts contre le mur pour éviter qu’ils ne se renversent.

Prévoyez suffisamment d’espace de rangement sur votre bureau pour que tous les ustensiles soient bien rangés, mais toujours à portée de main. Utilisez par exemple un caisson de bureau si votre bureau ne dispose pas d’un espace de rangement intégré.

Prévoyez un vestiaire pour les visiteurs à proximité de la réception. Une petite kitchenette complète son cabinet.

Quelle est la différence entre Flexcube et USM Haller ?

Les meubles Flexcube et USM Haller se distinguent visuellement par l’élément de liaison. Le fameux point de jonction USM Haller présente des trous avec des filets de vis, alors que le Flexcube en acier inoxydable est entièrement fermé. Vous trouverez de plus amples informations sur https://flexcube.ch/faq

Comment créer une atmosphère agréable au bureau ?

Un bon éclairage de base est indispensable. Combinez différentes sources de lumière. L’éclairage direct, comme les lampes de travail et les lampes de bureau, offre une lumière ciblée pour des tâches spécifiques. L’éclairage indirect, comme les plafonniers, émet une lumière diffuse qui réduit l’éblouissement et la fatigue oculaire.

Les plantes apportent de la couleur et de la vie dans tous les locaux et jouent un rôle important dans l’amélioration de la qualité de l’air intérieur. Les plantes peuvent en outre contribuer à réduire le niveau de bruit.

Que signifie l’ergonomie au travail ?

L’ergonomie sur le lieu de travail signifie prendre soin de la santé des employés. Changer fréquemment de posture, c’est-à-dire travailler alternativement en position assise et debout, aide à prévenir les douleurs dorsales et cervicales et les tensions. Pour cela, mettez à disposition un bureau réglable en hauteur, une chaise de bureau ergonomique.

Vous voulez en savoir plus sur l ‘ergonomie au travail?

Cliquez ici pour accéder à notre guide

Quel est l’équipement technique nécessaire ?

L’équipement technique des cabinets d’avocats évolue en permanence. L’ordinateur et le portable remplacent en grande partie le fax et l’imprimante. La plupart des documents et des mémoires sont désormais envoyés par voie électronique. Une connexion Internet stable et rapideest une condition préalable essentielle.

Un système téléphonique moderne, des licences pour des applications bureautiques, un logiciel de comptabilité et un logiciel spécial pour les avocats permettant de gérer les rendez-vous et les délais constituent la base nécessaire. Un logiciel de reconnaissance vocale peut automatiser presque entièrement la rédaction de dictées.