Lorsqu’il s’agit de planifier un bureau ou un aménagement, il y a de nombreuses variables à prendre en compte. Quelle devrait être la taille de votre bureau ? Quel type de mise en page convient le mieux à votre équipe ? Comment utiliser au mieux vos espaces ? Toutes ces questions sont importantes et il vous sera difficile d’y répondre seul. C’est là que notre guide entre en jeu ! Dans ce guide, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir sur la planification et l’ameublement de votre bureau, du choix du bon emplacement à l’aménagement intérieur de vos locaux. En outre, nous vous donnons quelques conseils pour rester organisé et productif dans votre nouveau bureau. Que vous débutiez ou que vous cherchiez des moyens d’améliorer votre installation actuelle, ce guide est fait pour vous !

Guide de la planification de bureau : Pourquoi accorder autant d’attention à la planification de bureau ?

Un bureau bien planifié peut améliorer la productivité et la satisfaction des employés, tandis qu’un mauvais bureau peut engendrer de la frustration et un mauvais moral. Le plaisir au travail est important pour la culture d’entreprise. Les bureaux peuvent être l’un des frais généraux les plus coûteux d’une entreprise, il est donc judicieux d’investir du temps et des efforts pour s’assurer qu’ils sont efficients et efficaces. Enfin, il peut être coûteux et chronophage de modifier des bureaux une fois qu’ils ont été aménagés. Si vous prenez le temps de planifier soigneusement votre espace de bureau, vous pouvez éviter de nombreux problèmes potentiels dès le départ.

Quels sont les points particulièrement importants lors de la planification de l’aménagement ?

L’analyse des besoins est une étape très importante qui doit être réalisée au tout début de la planification de nouveaux bureaux. La taille et le type d’entreprise jouent un rôle dans la détermination des besoins spécifiques en matière de locaux.

Combien de personnes travailleront dans le bureau ? Quel type de travail effectueront-ils ? Quelle forme de coopération souhaitez-vous ? Quelle est l’atmosphère de travail à laquelle vous aspirez ?

Pour s’assurer que les bureaux répondent aux besoins de l’entreprise, il est important de consulter les employés, les clients et les autres parties prenantes. Cela permet d’identifier toutes les exigences spécifiques à prendre en compte lors de la planification.

Ce n’est qu’en connaissant et en respectant tous les besoins que vous pourrez créer des environnements de travail à la fois fonctionnels, élégants et inspirants. Dans cet article, vous trouverez 7 erreurs évitables lors de la planification d’un bureau.

L’emplacement parfait

Où doit se trouver le bureau ? Différents aspects entrent en ligne de compte dans le choix de l’emplacement optimal. Votre analyse des besoins vous donne également des réponses importantes à ce sujet.

Les complexes de bureaux ou les centres d’affaires offrent une large gamme d’équipements et de services qui peuvent faciliter considérablement l’installation d’un nouveau bureau. Il s’agit par exemple de salles de réunion et de conférence, de services de soutien aux entreprises, de services postaux et de messagerie, et même de services de garde d’enfants sur place. En outre, de nombreux complexes de bureaux offrent des équipements attrayants tels que des salles de sport, des restaurants et des cafés. Lors du choix de l’emplacement d’un nouveau bureau, il est important de tenir compte des besoins de l’entreprise et de ses employés. Les entreprises qui dépendent fortement des visites de leurs clients devraient par exemple choisir un bureau offrant une bonne visibilité, bien desservi par les transports en commun et disposant de suffisamment de places de parking sur place. En évaluant soigneusement les besoins de l’entreprise, il est possible de trouver un complexe de bureaux qui offre un mélange parfait d’installations et de services.

Les bases de la planification de l’aménagement

Plus votre bureau à planifier est grand, plus la tâche est complexe. Comme la planification professionnelle de bureaux peut vite devenir coûteuse, nous vous expliquons la planification professionnelle étape par étape. Les planificateurs de bureaux professionnels travaillent avec 3 concepts :

1. Le concept de bureau
2. Le concept de poste de travail
3. Le concept d’espace

Définition : Concept de bureau

Le concept de bureau est une question de COMMENT travailler, que ce soit à un poste de travail individuel dans un bureau de groupe ou dans un bureau ouverts. Que ce soit à un poste de travail fixe ou à un poste de travail en partage de bureau.

Définition : Concept de poste de travail

Le concept de poste de travail concerne l’aménagement et l’équipement des différents postes de travail en termes de fonction et d’ergonomie. Les différents contenus des tâches nécessitent souvent des exigences différentes en termes d’équipements techniques et de mobilier.

Définition : Concept d’espace

Le concept d’espace traite de l’affectation et de l’agencement des différentes zones fonctionnelles sur la surface. Le concept d’espace définit OÙ travailler, où se trouvent les salles de réunion, les locaux sociaux, etc. Un bon concept d’espace tient compte des exigences de travail sans perturbation, des possibilités de communication et de la liberté de mouvement.

Les concepts de bureau et leurs particularités

Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, la concurrence pour attirer les meilleurs talents est très rude. Afin d’attirer et de retenir les meilleurs talents, les entreprises se concentrent de plus en plus sur la création d’espaces de travail modernes, confortables et élégants..

Le bureau du futur sera conçu de manière à favoriser la collaboration et la créativité, avec de nombreux espaces de travail ouverts, une lumière naturelle et des technologies innovantes. Le bureau du futur offrira non seulement un environnement de travail agréable et productif, mais il sera également très durable, avec des bâtiments à haute efficacité énergétique et des espaces verts. Dans la mesure où les entreprises essaient de garder une longueur d’avance sur la concurrence, le bureau du futur gagnera en importance.

• Le bureau individuel était le classique du concept de bureau traditionnel.
  Comme il est peu adapté au travail en équipe, on ne le trouve aujourd’hui principalement que dans les espaces publics, où la protection de la sphère privée doit être garantie, ou comme bureau de direction. Aujourd’hui, on travaille principalement dans des bureaux d’équipe ou de groupe , où plusieurs collègues se partagent une salle de travail.
• Dans le bureau paysager, tous les postes de travail sont disposés sur une grande surface.
  L’avantage du bureau paysager est le faible besoin de surface par poste de travail et la facilité de communication entre les collaborateurs. Toutefois, un niveau sonore élevé rend difficile la concentration au travail. Les bureaux paysagers sont donc particulièrement adaptés aux endroits où les collaborateurs travaillent intensivement ensemble.
• Le bureau combiné mise sur un mélange délibéré de proximité et de possibilités de retrait.
  Les salles de réunion, les salons ou les kitchenettes sont des lieux de communication. D’autre part, les collaborateurs disposent de possibilités de retrait pour se concentrer sur leur travail.
• Le concept d’open space est une évolution moderne du bureau paysager.
  La surface de travail est divisée en différentes zones fonctionnelles. Il y a des postes de travail fixes et flexibles, mais aussi de nombreux espaces communs comme des salons avec des canapés, une cafétéria avec des tables hautes, des espaces de conférence et de détente. Le concept d’open space favorise la créativité, la communication et l’échange dans le quotidien du bureau.

Concevoir correctement les postes de travail

Maintenant que vous avez déterminé le concept de bureau avec lequel vous souhaitez travailler dans votre entreprise, il est temps de faire un choix,
définissez le concept de poste de travail à l’étape suivante. Comment les différents postes de travail doivent-ils être conçus et équipés en termes de fonction et d’ergonomie ?

Créer un environnement confortable et ergonomique pour les employés est la chose la plus importante lors de la conception des postes de travail. La disposition des meubles de bureau doit permettre une grande liberté de mouvement et tous les objets doivent être facilement accessibles. En outre, le poste de travail doit être conçu de manière à favoriser une bonne posture et à éviter les contraintes sur les muscles et les articulations.

Utilisez la lumière du jour, car elle est très importante pour travailler sans se fatiguer.
Vous avez une longue baie vitrée ? Idéalement, les bureaux doivent être placés à 90 degrés les uns des autres.

Prévoyez des bureaux en vis-à-vis. Personne n’aime avoir un collègue dans le dos. En cas de travail en équipe, il facilite la communication et, globalement, il minimise les déplacements.

Planifier les postes de travail informatisés

Le travail sur écran entraîne souvent des tensions, des maux de nuque ou de tête, des yeux qui piquent. C’est pourquoi l’ergonomie est particulièrement importante sur les postes de travail informatisés.

Les postes de travail informatiques doivent être conçus de manière à ce que l’utilisateur puisse adopter une position assise confortable et accéder facilement au clavier, à la souris et à l’écran. Le poste de travail informatique idéal est un poste de travail conçu de manière ergonomique et adapté aux besoins de l’utilisateur. Lors de la planification d’un poste de travail informatique, les facteurs suivants doivent être pris en compte :

• La hauteur du moniteur doit être à hauteur des yeux. Cela permet de prévenir les tensions dans la nuque.
• Le clavier et la souris doivent être positionnés de manière à ce que les bras de l’utilisateur forment un angle de 90 degrés. Cela permet de réduire la charge sur les poignets.
• La chaise doit bien soutenir le dos et permettre aux pieds de reposer à plat sur le sol.

En tant que plus grand assureur-accidents de Suisse, la SUVA est particulièrement soucieuse de la prévention.
La Suva propose un vaste matériel d’information et des cours sur le thème de l’ergonomie au poste de travail informatisé.

Lien vers la présentation en ligne de la SUVA :

https://www.suva.ch/de-CH/material/Dokumentationen/praesentation-bildschirmergonomie

ou : Apprenez-en plus sur le thèmede l’ergonomie au travail dans notre guide.

Planification de bureau 2D

Pour les premières ébauches rapides, il est recommandé d’utiliser la version 2D simple à l’aide du plan. Un plan simple vous aidera à trouver la meilleure utilisation de l’espace.

Le plan le plus approprié est un plan à l’échelle 1:100. Dans un plan à l’échelle 1:100, une pièce est représentée cent fois plus petite qu’elle ne l’est dans la réalité. Un centimètre sur le plan correspond donc à 100 centimètres ou à un mètre dans la réalité.

Planifier tous les domaines pertinents
Réception & zone d’attente, zones pour le travail de bureau, salles de conférence et de réunion, zone de pause, café-cuisine, zones techniques, zones de stockage, locaux sociaux – sanitaires, salles de repos, etc.

Divisez l’espace en zones de concentration et en zones de collaboration,
des zones de communication pour créer un environnement de travail aussi agréable et efficace que possible. Séparer les différentes zones avec des murs, des séparateurs de pièces ou des meubles à mi-hauteur. Vous pouvez ainsi assurer les délimitations spatiales nécessaires.

Planificateur d’aménagement 3D

La planification sommaire en 2D doit être suivie de la planification de l’espace en 3D. Cela est particulièrement recommandé dans les grands locaux, car c’est la seule façon d’obtenir une image réaliste des
Gagner en clarté. Selon l’énergie, le temps et le budget dont vous disposez, vous pouvez réaliser cette planification en 3D vous-même ou la faire réaliser.

Planificateur d’aménagement 3D en ligne

Il existe plusieurs planificateurs d’espace 3D gratuits de différents fournisseurs pour Mac ou PC. Tous fonctionnent de manière très similaire. Tout d’abord, vous devez créer un plan. Pour cela, il existe généralement des modèles parmi lesquels vous pouvez choisir. Ensuite, vous adaptez ce plan à la taille de vos bureaux, vous ajoutez des murs, des portes et des fenêtres, vous choisissez la couleur des murs et du sol. Ensuite, vous pouvez commencer à planifier l’aménagement de chaque pièce.
Le problème des logiciels gratuits est toutefois que vous ne pouvez généralement pas planifier avec le mobilier de bureau que vous souhaitez réellement, mais que vous ne disposez que d’un choix limité. Si l’on n’est pas du tout habitué à ce type de logiciel, cette tâche peut devenir un plus grand défi.

Planificateur d’aménagement des fabricants de mobilier de bureau

Certains fabricants de meubles travaillent avec leurs propres outils de planification, que vous pouvez télécharger gratuitement en tant que client, ou vous proposent un service de planification gratuit. Une telle proposition gratuite de planification de bureau vous fait gagner beaucoup de temps. Plus vous pouvez être détaillé dans votre briefing, mieux c’est.

Bureaux d’études spécialisés

Vous prévoyez un projet de grande envergure ? Des bureaux d’études spécialisés vous fournissent des concepts détaillés jusqu’à la documentation complète pour les appels d’offres. Ce service complet peut toutefois rapidement devenir très onéreux.

Vous pouvez également demander à nos experts de planifier votre bureau gratuitement et sans engagement.

Comment planifier une atmosphère agréable pour les employés ?

Nous avons déjà abordé les points les plus importants :

• L’aménagement de l’espace et sa subdivision en différentes zones, de sorte que les tâches et les processus de travail soient soutenus de manière efficace.
• L’aménagement et l’équipement des postes de travail, afin que les employés se sentent bien, soient motivés et puissent travailler de manière ergonomique
• A cela s’ajoutent de bonnes conditions d’éclairage et l’élimination des perturbations acoustiques inutiles.
• Salles de réunion pour les réunions en petit ou en grand comité
• Lieux de retraite pour la concentration, le repos et les contacts sociaux

Un point très différent mais tout aussi important est l’aménagement et la décoration du bureau

• Quels meubles utiliser pour l’aménagement de votre bureau ?
• Vous voulez mettre des accents de couleur ?
• Vous souhaitez que des décorations et des plantes embellissent votre bureau ?

Choisir le mobilier de bureau adéquat

Le choix du mobilier de bureau est peut-être la décision la plus importante !
C’est pourquoi nous mettons à votre disposition un blog consacré à la recherche de mobilier de bureau adapté. Il se penche sur les questions suivantes :

• Que signifie l’ergonomie au travail ?
• Qu’est-ce qui fait de bons sièges de bureau ?
• Comment trouver le bon bureau ?
• Comment trouver le rangement adéquat

Lisez ici comment aménager votre bureau comme un professionnel.

Planifier un bureau Liste de contrôle

Félicitations – votre planification de bureau réussie peut commencer. Nous avons récapitulé pour vous les aspects les plus importants dans cette check-list.

1. Analyse des besoins avec la participation des collaborateurs et des clients
2. Clarté de votre concept de bureau
3. Liste de tous les domaines que le bureau doit comprendre
4. Sélection d’un site approprié
5. Élaboration des concepts de postes de travail
6. Création d’un concept d’espace
7. Choix du mobilier de bureau
8. Aménagement et décoration de leurs bureaux

Conclusion

Nous voici arrivés à la fin de notre série sur la planification des bureaux. Nous espérons que vous avez trouvé ce blog utile. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez en savoir plus sur la planification de bureaux, n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous aidons volontiers à planifier le bureau parfait pour votre entreprise. Merci beaucoup !

Questions et réponses sur la planification des bureaux

Qu’est-ce qui est souvent oublié dans la phase de planification ?

Malheureusement, les effets positifs de l’actionnariat salarié sont souvent sous-estimés. Entendre tous les collaborateurs, discuter des concepts à plusieurs reprises au cours du développement et tenir compte de leurs différents besoins peut s’avérer très laborieux. Mais ceux qui le font quand même sont durablement récompensés au bout du compte. La motivation des collaborateurs sera décuplée et s’inscrira dans la durée. Dans un nouveau bureau qui ne tient pas compte des besoins des collaborateurs et qui n’a pas laissé de place à la discussion pendant la période de planification, les problèmes d’acceptation ne seront visibles qu’une fois le projet terminé et compromettront le succès de tous vos efforts et dépenses.
Nous avons réuni pour vous dans un blog les 7 erreurs les plus fréquentes en matière d’aménagement de bureau.

Comment planifier un bureau de direction ?

Un bureau de direction est le cœur de nombreuses entreprises. C’est là que les décisions importantes sont prises et que les contacts commerciaux sont entretenus. Pour être sûr de pouvoir travailler efficacement dans votre bureau de direction, vous devez tenir compte de certaines choses lors de son aménagement. Les meilleurs conseils pour l’aménagement de votre bureau de direction sont des meubles confortables et ergonomiques, un schéma de couleurs professionnel et apaisant et une touche personnelle qui vous fait sentir comme chez vous. Pour en savoir plus, consultez notre blog “Aménager un bureau de direction“.

Quelles sont les dispositions légales en vigueur en Suisse concernant l’aménagement du poste de travail ?

Le Secrétariat d’État à l’économie (SECO) est responsable de la protection des conditions de travail au niveau fédéral. Toutes les dispositions légales pertinentes peuvent être consultées de manière très claire sur la page d’accueil. Les ordonnances 3+4 règlent les prescriptions relatives à l’espace nécessaire et à l’aménagement ergonomique.

PDF“Guide relatif aux ordonnances 3+4

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